Ferramentas de gerenciamento de tarefas podem ajudar de diversas formas. Mais praticidade, um melhor controle das atividades, clareza na distribuição de tarefas e, a principal delas, organização.
A organização é primordial na hora de definir os objetivos de uma empresa.
Nesse sentido, os colaboradores precisam ter em mente — de forma bem definida — as responsabilidades de cada um na busca por metas.
No entanto, sabemos que durante o crescimento de um negócio, são exigidos novos recursos, inclusive, novos funcionários. O que leva à expansão da equipe de trabalho, e consequentemente, mais dificuldade para o gestor observar seu time.
Por isso, é essencial uma ferramenta de gerenciamento para ter o controle e o conhecimento das atividades realizadas. Bem como, acompanhar quem está executando cada tarefa e o seu desempenho.
O que as ferramentas de gerenciamento de tarefas precisam ter?
As ferramentas de gerenciamento de tarefas, têm como principal proposta uma experiência de gestão de trabalho mais otimizada para o usuário. Elas precisam, pelo menos, possibilitar uma gestão mais fácil.
Para isso, necessitam de alguns itens. Os principais são:
- Atribuição de tarefas;
- Indicador de prioridade;
- Prazo para essas tarefas;
- Uma interface simples.
A parte de atribuição é fundamental na hora de determinar quem será o responsável de realizar uma atividade, portanto, o campo deve ser intuitivo e de fácil compreensão. Assim, não haverá desentendimentos.
Já o indicador de prioridade é importante na hora de decidir o que será feito primeiro. É preciso considerar a dificuldade da tarefa, quanto tempo ela levará para ser executada e se ela tem uma data limite para o colaborador (ou até mesmo o gestor da tarefa) respeitar.
Por isso, é importante uma boa definição de prazos.
A interface é um dos pontos mais importantes quando se trata de uma boa ferramenta de gerenciamento de tarefas. Afinal, é onde se reunirão as principais informações — inclusive, as já citadas anteriormente.
Por isso, é essencial que ela seja simples e intuitiva para o usuário, já que, de nada adianta uma interface cheia de informações e funcionalidades, com pouco direcionamento e praticidade.
Benefícios de utilizar ferramentas de gerenciamento de tarefas
Em primeiro lugar, é preciso compreender o porquê de usar uma ferramenta de gerenciamento de tarefas. Nesse sentido, citamos acima as principais vantagens de poder contar com esse artifício.
- Otimização de tempo;
- Centralização das tarefas;
- Visão macro;
Quando se trata de otimização de tempo, não há dúvidas de que, hoje, essa é uma das características mais requisitadas no mercado de trabalho, seja nas exigências para uma vaga de emprego, ou, na forma como uma empresa gerencia seus serviços.
Do mesmo modo, tratando-se de ferramentas de gerenciamento, não podia ser diferente. Afinal, aqui, a otimização de tempo é resultado da somatória das outras principais vantagens; a centralização de tarefas e a visão macro.
Com as tarefas centralizadas num só lugar e devidamente distribuídas, o gestor pode ter um visão completa de tudo que está sendo feito. E, assim, pode realizar seu trabalho de gestão em menos tempo e com mais praticidade.
Gerencie suas tarefas com a Blueticks
O WhatsApp é o principal recurso de comunicação no serviço dos brasileiros.
A verdade é que dificilmente encontraremos alguém que não use o aplicativo de mensagens, principalmente quando se trata da comunicação no trabalho.
Então, ao invés de usar vários softwares para enviar mensagens e organizar tarefas, por que não reunir tudo em um espaço em que todos já estão inclusos?
Essa é justamente a proposta da Blueticks.
A Blueticks é uma extensão para WhatsApp Web que, além de disparar mensagens agendadas para os contatos, também permite a organização de tarefas.
Com uma solução via assinatura, a Blueticks é ideal na hora das campanhas de marketing, já que, com ela, é possível realizar envio em massa de mensagens.
Claro, sempre com o cuidado de já ter tido um primeiro contato com o receptor, para evitar denúncias de spam.
Além disso, existe a organização de tarefas no próprio WhatsApp. Que permite a atribuição de atividades para cada funcionário no privado e ainda, uma maior distribuição em grupos.
Como funciona
Primeiro, após a assinatura do serviço, todos os colaboradores devem ter a extensão instalada no seu navegador — que precisa ser um compatível com a Chrome Web Store — para poderem visualizar as tarefas que lhe foram atribuídas.
Com relação a essas tarefas, o gestor do time pode distribuir de maneira privada, indo direto à conversa com determinado funcionário ou por grupos, facilitando a visualização 360º da distribuição de tarefas.
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