Líderes de equipes sabem como é importante que o gerenciamento de tarefas seja bem organizado e de fácil compreensão. Só assim é possível medir o desempenho dos colaboradores e a capacidade de produção de um time.
Por isso, neste artigo você verá como a extensão Blueticks para o Google Chrome torna o WhatsApp um eficiente meio de gerenciamento de tarefas. A grande vantagem está no fato de muitas pessoas já utilizarem o mensageiro naturalmente, o que facilita a adaptação ao processo da empresa.
Então, continue a leitura conosco.
Como criar uma tarefa com a Blueticks
A Blueticks permite a criação de tarefas tanto em grupos como em conversas individuais do WhatsApp. E você vai ver como é um procedimento simples para os gestores e para quem recebe as demandas.
Assim que abrir o WhatsApp Web, no cabeçalho de cada conversa você verá o botão “tasks”. Clique nele e, em seguida, em “começar uma nova tarefa”. Tecle “enter” para confirmar e pronto, a tarefa já estará aplicada. Para adicionar uma nova, procure pelo mesmo campo “começar uma nova tarefa” no final da lista.
Viu como é fácil? Depois de criar todas as demandas, é só clicar no botão de compartilhamento que automaticamente o grupo recebe um link de convite. Antes de aceitar, cada um dos integrantes deverá ter a extensão Blueticks instalada no Google Chrome.
Como fazer o gerenciamento de tarefas na Blueticks
A Blueticks possibilita que todo o seu gerenciamento de tarefas esteja centralizado no WhatsApp. Pelo fato do aplicativo ser bem popular aqui no Brasil, dificilmente você encontrará problemas de adaptação entre os integrantes do time. Na verdade, ao acoplar as tarefas com o mensageiro, a extensão facilita que todos se comuniquem com rapidez.
Ao abrir a lista de tarefas clicando no mesmo botão “tasks” do cabeçalho, você verá as seguintes opções ao lado de cada compromisso:
- Chat;
- Proprietário;
- Prioridade;
- Status; e
- Data.
A seguir, veja como fazer o gerenciamento de tarefas na Blueticks a partir deles.
Chat
É uma janela de conversação específica da tarefa, literalmente um subgrupo dentro do grupo, evitando o excesso de notificações. Como os diálogos são separados, você pode utilizar esse recurso para mais detalhamentos e colar links sem enviar notificações para todos os integrantes.
Propriedade (atribuir a um membro do grupo)
Colocar tarefas sob a responsabilidade de pessoas específicas facilita a visão 360º do projeto, ou seja, no que cada pessoa da equipe está trabalhando. É isso o que o segundo botão possibilita. Basta clicar nele e escolher a quem você quer atribuir a tarefa.
Prioridade
Em seguida, há o botão de prioridade. Você pode clicar e escolher entre “baixa, média, alta ou urgente”. Também existe a opção “nenhuma”, ideal para tarefas que precisam ser feitas, mas só após a finalização de todas as outras.
Andamento
Uma vez que você atribui uma tarefa a um integrante do grupo, você acompanha o progresso conforme ele atualiza o andamento da tarefa (“To Do”, “trabalhando nisso”, “feito” ou “parado”). Assim, é possível saber, em uma só tela, qual o status do andamento de todo o projeto distribuído.
Programar mensagens
O campo “data” mostra quando a tarefa foi criada. Ao passar o mouse em cima, aparecem dois botões: programar mensagem e excluir tarefa. Este último é auto explicativo, enquanto o primeiro requer configuração. Então, ao clicar nele, aparecerá uma janela pop-up.
Nela, você escreve uma mensagem e escolhe data e horário para envio. Importante ressaltar que o WhatsApp Web precisa estar aberto no horário definido. Além disso, é possível configurar para que o envio programado seja cancelado se alguém enviar uma mensagem no grupo.
A princípio, esse último ponto parece não trazer tanta vantagem porque qualquer mensagem enviada já cancela o agendamento. Porém, faz sentido em conversas individuais, pois mensagens programadas de cobrança são canceladas quando a pessoa informa que já cumpriu com o combinado.
Por fim, ainda sobre a programação de mensagens, existe o envio recorrente, no qual você programa a mesma mensagem para ser enviada a cada minuto, hora, dia, mês e até ano!
Mantenha a equipe ciente
Centralizar o gerenciamento de tarefas no WhatsApp requer incrementações, como a já citada Blueticks. Como o intuito é facilitar para todo mundo, é necessário que todos estejam alinhados com a proposta. Portanto, é importante ratificar ao time de que este será o canal por onde eles receberão novas solicitações e se organizarão de acordo com a prioridade informada.
Assim, o WhatsApp com a Blueticks se torna uma ferramenta completa de gerenciamento de tarefas e de equipes. Isso é vantagem para todos, afinal, terão em um mesmo aplicativo a distribuição de tarefas e o canal para suporte.Sabemos que quanto menos dispersão na organização de times, menores são as possibilidades de algo se perder na comunicação. Então, clique aqui para saber mais sobre a Blueticks e baixar a extensão.